こんにちは、コーポレートデザイン部の斉藤です。
前回のノハナのフルリモート化で触れさせていただきました、今後の取組みのオフィス移転について、実際にオフィス移転が行われましたので、今回はオフィス移転プロジェクトについてお話したいと思います。
オフィス移転の経緯
当社は2019年3月にオフィス移転をしたばかりで、レセプションや供用の会議室など設備が充実しており大変満足しておりました。しかし、前回のブログでも記載しましたとおり、コロナ渦における働き方の大きな変化に伴い、当社はリモートワーク中心になっており、そのような中、オフィスの最適な在り方について見直しを行い、費用対効果の高いオフィスに移転することを決断しました。
移転検討開始から超スピード契約
オフィス移転は5月下旬頃から検討し、6月には意思決定し契約しました
以下のような条件で物件を探し始めました。
- 立地は渋谷・表参道近辺でノハナらしさのあるオフィス
- 広さはフリーアドレスで最低10席から15席は確保でき、専有の会議室があること
- コスト削減できる賃料であること
- 居抜きでの入居も検討し引越し費用が抑えられること
なかなか条件に合うオフィスがなく、内覧は1件しかできませんでしたが、
タイミングよく現在の新オフィスの紹介を受け、1週間くらいで経営会議で意思決定し、社内に共有し従業員の理解を得て、6月に申し込みを行い契約をしました。
契約した新オフィスについて
- 奥渋谷（渋谷区神山町）の新築ビルで約30坪のオフィス
- 内装のデザインから家具まですべて揃っているセットアップオフィス
- 家具も高級で賃料に含まれている好条件なオフィス（賃料も約3割減）
- その他早期契約特典もあり
※契約時のデザインパースです
移転コスト150万円プロジェクト始動から結果まで
当社規模であれば800万から1,000万円くらい発生する移転コストを150万以下に抑える、低コスト移転プロジェクトを実現
- 原状回復費用を抑えるため、居抜きでの退去
- セットオフィスのため、まだ利用できる備品（モニター、椅子など）の高価売却
- 不要備品の処分費用を最小限に抑える
- 引越し費用を最小限に抑える
- 余計なコストをかけず自前でやれることは自前やる
施策の結果、追加工事費用なども含め総額140万以内に抑えるオフィス移転が実現できました
- 居抜きでの退去は実現できませんでしたの通常の原状回復費用が発生することとなりました
- セットアップされた内容から大きな変更を行いませんでしたので、追加の費用がほぼ発生しませんでした
- 備品の売却については従業員や従業員の紹介企業に売却が実現し業者を通しての売却よりも高く売却できました
- 不要備品の処理についても複数の業者をあたり比較的抑えることができました
- 引越しについては引越し業者に依頼せず、不要備品の処理を依頼する業者にトラックの空いてるスペースに詰め込み運んでもらうことを交渉し破格の金額で引越しができました
※新オフィスのエントランスです、内装もデザインパースの通りでとてもお洒落なオフィスとなりました
オフィス移転プロジェクトを終えて良かった点・反省点
良かった点
- 業者との交渉は大変でしたが、ギリギリまで交渉し相場に比べ大幅にコスト抑えることができました（原状回復費用が110万くらいでしたので、新オフィスのコストは実質30万くらいに抑えることができました）
- 内装は契約前のデザインパースと変わらずお洒落で大変満足しております
- 今回の移転は3名のコーポレートデザイン部のメンバーのみならず、従業員の皆さんにご協力いただき、スムーズに移転ができ感謝しております
反省点
- 竣工前のビルであったため、契約時には詳細な館内規則等がまだなく、当社が認識していた館内規則と一部食い違いがあり入居直前に話が変わっているということがあり大変でしたので、契約時に詳細な内容を書面に落とし込むようにしておけば良かったです（結果的にはメール等の履歴から当社の認識どおりの内容になりました）
最後に
今回の移転は、今後のコスト面でもかなりプラスになる移転になり、また、新事業年度（当社は3月決算から10月決算に変更しました）を新鮮な気持ちでスタートを切ることができました。
あとは従業員のみんながこれまで以上に働きやすい環境を提供できるようコーポレートデザイン部として引き続き取り組んでいきたいと思います。
まだ難しいですが、全社員で新オフィスに集まってパーティーなどできると良いなと思っております。
※リモート業務を行っている従業員が多いため全員での写真は撮れませんでしたが、集まれるメンバーで写真を撮りました
※撮影はfotowaさんの出張撮影サービスを活用させていただきました、とても良いサービスですので皆さんもぜひご活用ください
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